Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch sau khi kết thúc chuyến đi tour

Tìm Hiểu Quy Trình Nghiệp Vụ Hướng Dẫn Du Lịch Là Gì?

Hướng dẫn du lịch luôn là một ngành nghề “hot” đầy tiềm năng trong xu hướng hội nhập quốc tế và mục tiêu phát triển kinh tế du lịch bền vững của nước ta hiện nay. Trong đó, ngành nghề này yêu cầu nguồn lớn nhân lực phải thành thạo nghiệp vụ hướng dẫn, được đào tạo bài bản và chuyên sâu. Hãy cùng Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn tìm hiểu chi tiết về nghiệp vụ hướng dẫn du lịch trong bài viết dưới đây!

Những yêu cầu nghiệp vụ cơ bản của hướng dẫn viên du lịch

Những yêu cầu cơ bản liên quan đến nghiệp vụ hướng dẫn du lịch

Hướng dẫn du lịch là người trực tiếp tiếp xúc với khách du lịch trong và ngoài nước, quảng bá những phong cảnh xinh đẹp, lịch sử, văn hóa và con người thân thiện của đất nước ta. Để làm tốt những công việc này, người hướng dẫn du lịch cần phải có những nghiệp vụ du lịch, kiến thức chuyên môn cao như: nghiệp vụ hướng dẫn, nghiệp vụ trưởng đoàn, nghiệp vụ điều hành,…

Nghiệp vụ du lịch chào đón đoàn khách trước khi bắt đầu chuyến đi

Thông thường, hướng dẫn du lịch sẽ chào đón đoàn khách trước khi bắt đầu chuyến đi bằng lời chào mừng và chúc họ có một chuyến đi tuyệt vời. Khi khách đã lên xe, người hướng dẫn sẽ giới thiệu nội dung và lịch trình chương trình, vấn đề giữ vệ sinh chung, tên gọi, thông tin liên lạc của các hướng dẫn du lịch, giải đáp các thắc mắc của du khách,… Đối với những chuyến đi dài, hướng dẫn du lịch sẽ cung cấp các thông tin sự kiện lịch sử hay điểm đặc trưng của điểm tham quan trong quá trình di chuyển trên xe.

Nghiệp vụ thông báo check in và check out khách sạn

Thực hiện thủ tục nhận và trả phòng khách sạn cho đoàn khách du lịch

Hướng dẫn du lịch cũng chịu trách nhiệm làm thủ tục nhận và trả phòng khách sạn cho khách du lịch. Cụ thể, khi khách đã xuống xe, hướng dẫn du lịch thông báo du khách nhận hành lý, điểm tập trung tại sảnh khách sạn, thu giấy tờ tùy thân để làm thủ tục check-in và phát chìa khóa phòng cho khách. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch cũng sẽ kiểm soát quá trình di chuyển hành lý của khách du lịch lên tận phòng.

Đối với thủ tục check-out, hướng dẫn du lịch sẽ thông báo trước với du khách về giờ báo thức, giờ trả phòng và thời gian xe lăn bánh. Đồng thời, tiến hành công việc ký xác nhận và chủ động thanh toán trước tiền phòng. Khi đến ngày trả phòng, hướng dẫn du lịch cần có mặt tại quầy tiếp tân để đón khách, kiểm tra hành lý và chào tạm biệt khách sạn.

Nghiệp hướng dẫn du lịch tổ chức sự kiện gala cho khách du lịch

Tùy thuộc vào số lượng và nhu cầu của khách du lịch, hướng dẫn du lịch có thể tổ chức một buổi gala gặp mặt ấm cúng có các trò chơi, phần thưởng hay các tiết mục văn nghệ giao lưu với khách. Cụ thể, để tổ chức tốt sự kiện gala, hướng dẫn du lịch cần phải thực hiện các bước chuẩn bị như: Tìm hiểu đơn vị tổ chức sự kiện, lên kịch bản chương trình sự kiện, dự kiến số người tham gia và khảo sát địa điểm tổ chức phù hợp.

Khi chuyến đi kết thúc, hướng dẫn du lịch cần viết báo cáo tổng kết chi tiết về những hoạt động, vấn đề liên quan đến chương trình du lịch theo quy định của công ty. Thông thường, báo cáo sẽ trình bày đầy đủ các thông tin về phương tiện, khách sạn, điểm tham quan,… và đề xuất ý kiến cải thiện chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch cũng phải liệt kê các khoản chi trong suốt chuyến đi cùng các chứng từ, hóa đơn hợp pháp để chứng minh.

Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên và doanh nghiệp lữ hành

Trong mối quan hệ nghiệp vụ du lịch giữa hướng dẫn du lịch và công ty lữ hành, du khách chính là trung tâm, là người được phục vụ. Cụ thể, công ty lữ hành – đơn vị bán dịch vụ và người hướng dẫn du lịch – người thực hiện dịch vụ. Đối với những người hướng dẫn du lịch tự do chỉ hợp tác với công ty du lịch trong một thời gian nhất định, hướng dẫn du lịch là đối tác hay đơn vị cung ứng dịch vụ hướng dẫn du lịch cho công ty lữ hành. Trong đó, hướng dẫn du lịch phải có đủ năng lực chuyên môn, thái độ phục vụ tốt và đạo đức nghề nghiệp để làm hài lòng khách du lịch, cũng như củng cố mối quan hệ tốt với công ty lữ hành và xây dựng thương hiệu, khẳng định uy tín cá nhân trên thị trường.

Nghiệp vụ tổ chức trò chơi hoạt náo trên xe

Trong quá trình di chuyển đến các điểm du lịch, đặc biệt là những chuyến đi dài, khách du lịch rất dễ cảm thấy nhàm chán. Để tăng sự hứng khởi cho đoàn khách, hướng dẫn viên lịch có thể tổ chức một số trò chơi nhỏ phù hợp, giúp khuấy động không khí, gắn kết các thành viên trên xe. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch nên chuẩn bị một ít món quà nhỏ lưu niệm để làm giải thưởng, góp phần tăng thêm phần hấp dẫn của trò chơi.

Quy trình nghiệp vụ hướng dẫn du lịch gồm những bước nào?

Quy trình nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch diễn ra theo 5 bước. Một hướng dẫn viên du lịch phải nắm rõ quy trình này để có thể thực hiện tốt nhất công việc của mình. Nếu bạn là người mới và chưa có kinh nghiệm, hãy tham khảo ngay các bước trong quy trình nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch dưới đây:

Bước 1: Hướng dẫn chuẩn bị – Trước khi bước vào hành trình theo đoàn du lịch đã định, hướng dẫn viên cần chuẩn bị:

Bước 2: Đón khách và đưa đi tham quan theo hành trình du lịch; hướng dẫn viên du lịch dẫn khách du lịch trong và ngoài nước phải:

Bước 3: Sắp xếp ăn uống, tham quan theo hành trình

Bước 4: Tổ chức tham quan từng điểm du lịch

Bước 5: Đưa khách về lại điểm xuất phát ban đầu và tiễn khách

Giai đoạn trước khi thực hiện chương trình du lịch

Công việc cần làm trong giai đoạn trước chuyến đi tour

Các công việc trong giai đoạn trước chuyến đi du lịch vô cùng quan trọng, cần thực hiện tỉ mỉ nhằm đảm bảo hành trình du lịch của du khách diễn ra thuận lợi, suôn sẻ. Cụ thể, hướng dẫn viên sẽ tiến hành nhận bàn giao hồ sơ, chuẩn bị cho việc phục vụ khách hàng và chuẩn bị hành trang cá nhân.

Hướng dẫn viên cần phải liên hệ đến phòng điều hành của công ty lữ hành để tiến hành nhận bàn giao hồ sơ chi tiết chương trình du lịch của đoàn. Với sự phát triển công nghệ hiện đại ngày nay, một số công ty sẽ đầu tư các ứng dụng phần mềm quản lý tiện ích để bàn giao công việc cho hướng dẫn viên trực tuyến, giúp tối ưu hiệu suất công việc.

Thông thường, hướng dẫn du lịch sẽ thực hiện công việc tìm hiểu trước những thông tin cơ bản về khách hàng như: họ tên, nơi sống, độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, số lượng,… Đây đều là những thông tin giúp hướng dẫn viên có thể chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, nắm bắt sơ bộ tâm lý khách hàng để phục vụ đoàn khách du lịch tốt nhất.

Việc chuẩn bị hành lý cá nhân cho chuyến đi sẽ được sắp xếp dựa theo đặc điểm của chương trình du lịch. Trong đó, những vật dụng hay đồ đạc trong hành lý cần phải phù hợp với chương trình, đảm bảo tính gọn gàng và đầy đủ, thể hiện sự chuyên nghiệp của một hướng dẫn du lịch.

Giai đoạn trong chuyến đi là giai đoạn thực hiện nhiều công việc nhất, yêu cầu nghiệp vụ hướng dẫn du lịch chuyên nghiệp, hướng dẫn viên tập trung, linh hoạt và nhạy bén, hạn chế tối đa những tình huống bị động. Cụ thể, những công việc chính trong giai đoạn này bao gồm: đón du khách, thực hiện lời chào đoàn, thực hiện chương trình du lịch theo lịch trình và phối hợp phục vụ đoàn khách tại cơ sở cư trú.

Đón đoàn khách du lịch là công việc đầu tiên của hướng dẫn viên trong quy trình chuyến đi. Thời điểm đón đoàn là lần gặp gỡ, tiếp xúc trực tiếp đầu tiên, nó có ảnh hưởng rất sâu sắc đến mối quan hệ giữa hướng dẫn viên và đoàn khách, góp phần rất lớn vào độ thành bại của chuyến đi. Vì lẽ đó, hướng dẫn viên cần có sự thận trọng và linh hoạt trong cách ứng xử với đoàn khách. Hướng dẫn viên cần tạo ấn tượng tốt ngay lần đầu tiếp xúc với đoàn khách.

Khi hành khách đã lên xe và ổn định chỗ ngồi, người hướng dẫn sẽ làm quen với trưởng đoàn, quan sát đoàn khách cũng như lựa chọn thời điểm thích hợp để thực hiện lời chào đoàn. Thông thường, lời chào đoàn sẽ được thực hiện khi nhận thấy khách du lịch đã sẵn sàng lắng nghe và diễn ra không quá lâu từ khi xe lăn bánh.

Hướng dẫn du lịch sẽ tiến hành thực đầy đủ theo lịch trình của chương trình tham quan xuyên suốt quá trình du lịch của đoàn khách. Cụ thể, những công việc của người hướng dẫn bao gồm: giới thiệu, thuyết minh điểm đến, quản lý đoàn, trả lời câu hỏi của du khách,… Đặc biệt, một trong những yêu cầu tối thiểu đối với hướng dẫn du lịch là phải có khả năng quan sát nhạy bén và linh hoạt để xử lý tốt các vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi.

Nhiệm vụ của hướng dẫn du lịch phải đảm bảo chỗ ăn, ngủ, nghỉ ngơi của đoàn khách du lịch được chỉn chu và thoải mái nhất. Do đó, người hướng dẫn sẽ thường xuyên làm việc với các cơ sở lưu trú. Để phối hợp tốt phục vụ khách du lịch tốt nhất tại các điểm lưu trú, hướng dẫn du lịch phải nắm vững những kiến thức bao gồm: